Archiwizator danych
Archiwizator Danych i Zarządzanie Dokumenacją (Kancelaria, Archiwum Zakładowe, Postępowanie z Dokumentacją Papierową i Cyfrową)
Prawidłowe zarządzanie dokumentacją oraz sprawnie funkcjonujące archiwum zakładowe (lub składnica akt) to kluczowe elementy stabilności i bezpieczeństwa prawnego każdej organizacji – zarówno jednostek sektora finansów publicznych, jak i przedsiębiorstw prywatnych. Rosnąca liczba przepisów prawnych (m.in. Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, RODO, przepisów podatkowych oraz norm ISO) wymaga od osób odpowiedzialnych za archiwizację precyzji, systematyczności oraz aktualnej wiedzy merytorycznej.
Współczesna praca archiwisty i archiwizatora danych nie ogranicza się jedynie do tradycyjnego porządkowania akt papierowych. Wyzwaniem stała się obsługa archiwizacji hybrydowej (elektroniczny obieg dokumentów EZD/EZD RP, odwzorowania cyfrowe, nośniki danych) oraz prawidłowe klasyfikowanie, brakowanie (niszczenie) i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwów Państwowych. Błędy w porządkowaniu akt, pomylenie kategorii archiwalnych, niewłaściwy brakowanie dokumentów bez zgody archiwum państwowego lub nieprzestrzeganie terminów przechowywania mogą prowadzić do surowych sankcji prawnych i finansowych.
Szkolenie zostało stworzone z myślą o kompleksowym przygotowaniu uczestników do wykonywania zadań archiwizatora danych i prowadzącego archiwum zakładowe. Kurs łączy dogłębną znajomość przepisów prawnych, instrukcji kancelaryjnych i jednolitych rzeczowych wykazów akt (JRWA) z praktycznymi warsztatami klasyfikowania, ewidencjonowania oraz digitalizacji dokumentów.
Program szkolenia
Podstawy prawne i organizacja systemu archiwalnego w Polsce
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz akty wykonawcze.
Rola i zadania Archiwów Państwowych oraz zasady nadzoru nad archiwami zakładowymi.
Wpływ RODO i przepisów o ochronie danych osobowych na przechowywanie, udostępnianie oraz niszczenie dokumentów.
Podział dokumentacji: materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna – ustalanie okresów przechowywania.
Organizacja pracy kancelaryjnej i archiwum zakładowego
Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system bezdziennikowy i dziennikowy).
Tworzenie i stosowanie podstawowych przepisów kancelaryjno-archiwalnych:
Instrukcja kancelaryjna.
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA).
Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego / składnicy akt.
Warunki lokalowe, techniczne i zabezpieczenie archiwum (ochrona przed pożarem, wilgocią, szkodnikami i dostępem osób nieupoważnionych).
Procedury archiwizowania, ewidencjonowania i udostępniania akt
Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum (spisy zdawczo-odbiorcze).
Porządkowanie, kwalifikowanie i techniczne przygotowanie akt (szycie, usuwanie elementów metalowych, opis teczek).
Prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego (spisy, wykaz spisów, księga inwentarzowa).
Udostępnianie dokumentacji do celów służbowych i naukowo-badawczych.
Procedura brakowania (niszczenia) dokumentacji niearchiwalnej: wniosek do Archiwum Państwowego, komisja brakowania, niszczenie bezpieczne (klasy DIN).
Digitalizacja, archiwizacja hybrydowa i cyfrowy archiwizator danych
Zasady postępowania z dokumentem elektronicznym oraz nośnikami danych.
Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD/EZD RP) – integracja dokumentu papierowego i cyfrowego.
Skanowanie, odwzorowanie cyfrowe (skanowanie masowe) oraz tworzenie metadanych.
Zajęcia praktyczne: klasyfikowanie dokumentów według JRWA, sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych i wniosków o brakowanie, opisywanie teczek aktowych oraz tworzenie procedury archiwizacji pod nadzorem trenera.
Korzyści dla uczestników i organizacji
Kompletna wiedza zgodna z prawem: Opanowanie aktualnych przepisów i standardów postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną.
Porządek i bezpieczeństwo danych: Zminimalizowanie ryzyka zagubienia akt, wycieku danych (RODO) oraz bezprawnego zniszczenia dokumentów.
Efektywność i oszczędność miejsca: Sprawna procedura brakowania pozwala na bezpieczne zwalnianie przestrzeni w archiwum.
Certyfikat: Imienny certyfikat ukończenia szkolenia z zakresu Archiwizacji Danych i Prowadzenia Archiwum Zakładowego.
Do kogo skierowane jest szkolenie?
Pracownicy archiwów zakładowych, składnic akt oraz kancelarii w jednostkach budżetowych i firmach prywatnych.
Osoby wyznaczone do przejęcia obowiązków archiwisty lub uporządkowania dokumentacji w firmie/instytucji.
Sekretarki, asystenci zarządu, specjaliści ds. administracji oraz kadr i płac pracujący z dużą ilością dokumentów.
